Software im Wandel meistern: Fortschrittliche Workflow-Automatisierung mit T-Systems’ ImageMaster

ImageMaster ist seit über 25 Jahren Teil des T-Systems-Portfolios und eine etablierte Enterprise-Content-Management-Lösung (ECM), die Geschäftsprozesse digitalisiert und Dokumente über ihren gesamten Lebenszyklus verwaltet. Als Product- und Tribe-Leader bei ImageMaster sorgen Thomas Günther und Jochen Bayer dafür, dass Unternehmen verschiedenster Branchen und Grössen ImageMaster weiterhin als führende ECM-Lösung erleben.

In der heutigen dynamischen Geschäftswelt zählen leistungsstarke Content-Management-Plattformen zu den zentralen Softwarelösungen vieler Unternehmen. Bei T-Systems bietet ImageMaster eine breite Palette an Funktionen – von digitaler Signatur über automatisiertes Dokumentenmanagement und revisionssichere Archivierung bis hin zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Zusätzlich liefern wir umfassende cloudbasierte Services sowie Integration, Projektplanung und Umsetzung, um kundenspezifische Anforderungen optimal zu erfüllen.

Technologien entwickeln sich ständig weiter – deshalb legen wir grössten Wert darauf, dass ImageMaster die Automatisierung von Dokumenten und Workflows kontinuierlich mit den neuesten Funktionen unterstützt. Dieses Ziel erreichen wir, indem wir ImageMaster stets mit der jeweils bestgeeigneten Automatisierungssoftware verbinden.

Die Automatisierungs-Engine unserer Plattform treibt die Geschäftsprozesse zahlreicher Kunden – unser Vertrauen in sie ist entscheidend.

Fehlende Funktionen können gravierende Folgen haben – von kleineren Problemen bis hin zu ernsthaften Risiken wie dem gefürchteten Ende des Lebenszyklus (End-of-Life, EOL) einer integrierten Software-Komponente. Genau vor dieser Herausforderung standen wir, als das Auslaufen unserer bisherigen Automatisierungs-Engine absehbar wurde und wichtige Workflow-Automatisierungen keine Updates mehr erhielten.

Die unverzichtbare Rolle des Prozessmanagements im ECM

Business Process Management (BPM) ist bei ImageMaster nicht nur eine zusätzliche Funktion, sondern fest im Kern der Plattform verankert. Es entwickelt sich zunehmend zu einem integralen Bestandteil von ECM, da der Fokus auf der automatisierten Steuerung dokumentbezogener Geschäftsprozesse liegt.

Dokumente sind untrennbar mit Prozessen verbunden, und eine leistungsstarke, zuverlässige BPM-Engine ist entscheidend, um ECM mit Leben zu füllen, indem Inhalte mit Aufgaben, Personen und Entscheidungen verknüpft werden. So bleiben Compliance und Nachvollziehbarkeit stets im Fokus, während eine nutzerzentrierte Arbeitsweise gefördert wird: Aufgaben und die dazugehörigen Dokumente werden direkt den zuständigen Personen zugewiesen. Das verbessert den Ablauf, steigert Produktivität, Geschwindigkeit und Effizienz.

Alte Strukturen hätten unser Wachstum gebremst. Deshalb suchten wir gezielt nach einer BPM-Lösung der nächsten Generation, basierend auf klaren Zielsetzungen:

• Leistungssteigerung: BPM-Fähigkeiten unserer Plattform stärken und neue Kunden gewinnen.

• Kundenwert ausbauen: Bestehende Kunden mit modernen, leistungsstarken Tools unterstützen.

• Langfristige Zuverlässigkeit sichern: Langlebigkeit und Stabilität auf einer zukunftssicheren Basis gewährleisten.

Flowable erwies sich als unser idealer Partner. Die strikte Einhaltung der BPMN-Standards machte die Migration mit minimalen Anpassungen möglich. Die Kompatibilität zwischen APIs und Prozessmodellen sorgte für einen reibungslosen Übergang.

Neben hoher Performance und Skalierbarkeit auf Enterprise-Niveau lässt sich Flowable dank seiner schlanken Architektur nahtlos in andere Anwendungen einbetten. Es kann sowohl On-Premise als auch in der Cloud betrieben werden. Dieser OEM-Ansatz passt perfekt zu unserem Fokus auf ECM-Funktionalität und einem Best-of-Breed-Ansatz. Beide sind Enterprise-Software für den grossflächigen Einsatz mit sich ergänzenden Funktionen.

Die Kompatibilität seines Technologiestacks erleichtert den Entwicklungsprozess, und seine Unabhängigkeit von direkten Wettbewerbern sorgt für eine fokussierte, kooperative Partnerschaft – die eine neue Ära von Möglichkeiten eröffnet.

Innovative Funktionen freisetzen und Mehrwert für Kunden schaffen

Flexibilität, Anpassungsfähigkeit und strategisch sinnvolle Partnerschaften sind entscheidend für den langfristigen Produkterfolg. Flowable macht hier den Unterschied – mit kontinuierlichem Support, offener Zusammenarbeit und einer gemeinsamen Vision für die Zukunft. Besonders wertvoll sind Funktionen wie das CMMN-Case-Management, die ImageMaster neue Möglichkeiten eröffnen und die Automatisierung noch dynamischer und anpassungsfähiger machen.

Für unsere Bestandskunden mit jährlicher Software-Wartung sind kontinuierliche Produktverbesserungen ein Muss. Neue Funktionen zeigen unser Engagement für die Weiterentwicklung von ImageMaster und tragen dazu bei, dass Kunden langfristig zufrieden bleiben und der Software treu sind, besonders wenn sie alle seit ihrem letzten Vertrag hinzugefügten Features nutzen können.

Der Low-Code-Ansatz von Flowable ermöglicht eine breitere Nutzung anspruchsvoller Automatisierungsfunktionen und macht die Prozessentwicklung für mehr Anwender zugänglich. Bisher waren unsere Kunden weitgehend auf die Expertise und Entwicklungsteams von ImageMaster angewiesen, um Prozessautomatisierungen für Dokumentenverwaltung und Workflows umzusetzen. Nun erweitern wir die Entwicklungsmöglichkeiten über unsere bisherige Unterstützung hinaus — sodass Kunden neue Workflows eigenständig implementieren können - auch  Teams ohne Programmierkenntnisse.

Dadurch entstehen neue Chancen für Kunden mit kleineren Budgets, die Implementierungskosten senken oder BPM-Automatisierung flexibler einführen möchten. Dank Low-Code-Entwicklung und No-Code-KI-gestützter Modellierung wird das Produkt auch für Anwender mit begrenzten Ressourcen zugänglich und befähigt Teams ausserhalb der IT, die sogenannten Citizen Developer, eigene Workflows zu erstellen und zu automatisieren.

Langfristig erwarten wir weitere positive Effekte für ImageMaster ebenso wie für unsere Kunden. Verbesserte BPM-Funktionen in Kombination mit Low-Code stärken unsere Wettbewerbsfähigkeit, reduzieren die Komplexität bei der Umsetzung fortschrittlicher Automatisierungen und senken die Einstiegshürden für Organisationen, die weltweit zusätzliche Workflows einführen möchten.

Strategische Leitlinien für Softwareanbieter in der heutigen Zeit

Für die Weiterentwicklung von Software ist es entscheidend, dass sie mit der Produktstrategie übereinstimmt. Dabei haben wir einige zentrale Erkenntnisse gewonnen, die auch für andere in ähnlichen Situationen wertvoll sein können:

• Proaktive Planung ist entscheidend, um Risiken zu minimieren und die Kontinuität der Geschäftsprozesse sicherzustellen.

• Die Ausrichtung auf eine zukunftssichere Lösung ist eine strategische Investition in Innovation und Kundenzufriedenheit.

• Eine gut integrierte, flexible BPM-Plattform schafft eine solide Basis für gesteigerte Effizienz und Agilität.

• Partnerschaften mit Anbietern, die Wert auf Kooperation und fortlaufende Unterstützung legen, sind entscheidend für nachhaltigen Erfolg.

Die Integration von Flowable ermöglicht es uns, Innovationen schneller voranzutreiben, unsere Kunden effizienter zu bedienen und gemeinsam die Zukunft der Unternehmensautomatisierung zu gestalten.